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卫生部部属(管)预算单位公务卡管理实施细则

2013-02-24 11:28打印

第一章  总则
第一条 为进一步深化国库集中支付制度改革,规范部属(管)预算单位财政授权支付业务,减少现金结算,提高资金支付透明度,加强财政监督,方便预算单位用款,根据财政部相关规定,制定本细则。
第二条 本细则所称公务卡,是指部属(管)预算单位工作人员持有,主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。工作人员是指在职干部、职工,不含离退休、长期病退和临时人员等。公务卡实行实名制管理,凭密码消费。
第三条 公务卡结算范围为财政授权支付业务中原使用现金结算的公用经费支出,包括差旅费、会议费、招待费和5万元(以人民币为单位,下同)以下的零星购买支出等。
单位应当严格执行财政部公务卡强制结算目录。凡目录规定的公务支出项目,应当按照规定使用公务卡结算,原则上不再使用现金结算。原使用转账方式结算的,可继续使用转账方式。单位要从严控制不使用公务卡结算的支出事项,必要时应当要求报销申请人提供不能使用公务卡结算的证明材料。公务卡强制结算目录详见附件1,可以暂不使用公务卡结算的情况详见附件2。
第四条 公务卡的发卡银行(以下简称发卡行)是指办理国库集中支付业务的代理银行。单位应当在财政部确定的代理银行范围内,自行选择1家代理银行作为本单位的公务卡发卡行,可以不限于本单位零余额账户开户银行。
2011年,财政部确定的9家国库集中支付代理银行分别是:中国工商银行、中国建设银行、中国银行、中国农业银行、交通银行、中国光大银行、中信银行、中国邮政储蓄银行和招商银行。财政部将不定期根据招标结果重新确定代理银行。
第五条 公务卡涉及到的有关信息维护、财务报销、银行划款和动态监控等业务,通过发卡行提供的公务卡支持系统辅助办理。单位财务部门应当依托公务卡支持系统,认真审核公务卡报销事项。对于批准报销的公务卡消费支出,应当按照规定时间,通过零余额账户办理向公务卡的资金还款手续。
第六条 持有公务卡的工作人员(以下简称持卡人)应当妥善保管公务卡,规范使用公务卡办理公务支出的支付结算业务,并及时向本单位财务部门申请办理报销手续。

第二章  公务卡日常管理
第七条 公务卡由单位统一组织向发卡行申请办理,发卡范围是有公务支出需要的工作人员,也可以是单位全体工作人员。公务卡申办成功后,经单位核实确认,由发卡行将持卡人姓名和卡号等信息统一录入公务卡支持系统管理。
第八条 单位在工作人员新增或调动、退休时,应当及时组织办理公务卡的申领或停止使用等手续。涉及公务卡的增减及账号、还款日期和信用额度等信息变动时,单位应当及时通知发卡行维护公务卡支持系统。
第九条 公务卡应当使用银联标准信用卡,原则上仅用于办理人民币支出结算业务。
第十条 公务卡主要用于公务支出的支付结算,也可以用于个人支付结算业务,单位可以视实际情况自行限定。公务支出发生后,由持卡人及时向单位财务部门申请办理报销手续。个人支出发生后,由持卡人自行还款,不得办理财务报销手续,单位不承担个人消费行为引致的一切责任。
第十一条 公务卡的信用额度由单位根据银行卡管理规定和业务需要,与发卡行协商设定。原则上每张公务卡的信用额度不超过5万元且不少于2万元。单位可以根据本单位不同持卡人的公务支出需要,在最高信用额度内,确定不同持卡人的信用额度。持卡人在规定的信用额度和免息还款期内先支付后还款。
第十二条 发卡行可以根据持卡人资信情况对其公务卡信用额度进行调整,并及时通知持卡人和单位财务部门。其中调增信用额度时,须事前经持卡人所在单位财务部门同意。
第十三条 单位应当与发卡行商定统一的账单日期和还款日期。每张公务卡日期应当保持一致,以便单位财务部门统一办理报销还款手续。
第十四条 公务卡的卡片和密码均由个人负责保管。公务卡遗失或损毁后的补办等事项由个人自行向发卡行申请办理。个人申请补办公务卡成功后,应当通过本单位财务部门及时通知发卡行维护公务卡支持系统。
第十五条 发卡行应当按月向持卡人提供公务卡对账单(如果公务卡当月没有发生额,发卡行可以不提供对账单),并按照与持卡人约定的方式,及时向持卡人提供公务卡账户资金变动情况和还款提示等重要信息。
第十六条 持卡人对公务消费交易发生疑义时,可以按照发卡行的相关规定提出交易查询。

第三章  公务卡支付管理
第十七条 使用公务卡结算的办公、差旅、会议等公务支出,应当在公务卡信用额度内,先通过公务卡结算,并须取得发票等财务报销凭证和有关银行卡消费凭证。对于单位有事前审批要求的公务支出,持卡人应当事先按照有关要求履行审批手续。
第十八条 特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可以通过本单位财务部门提前向发卡行申请临时增加信用额度。增加的额度和使用期限等具体事项,按照发卡行有关规定执行。
第十九条 持卡人在执行公务中不得通过公务卡提取现金(个人存款除外)。确实有特殊需要的,应当事前经过本单位财务部门批准。未经批准的提现业务,提现手续费等费用由持卡人承担。

第四章  公务卡财务报销管理
第二十条 持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出,必须在发卡行规定的免息还款期内,到本单位财务部门报销。因报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用,以及由此带来的对个人资信影响等责任,属于个人原因的,由持卡人承担;属于单位原因的,由单位承担。  
第二十一条 持卡人办理公务卡消费支出报销业务时,应当按照本单位财务部门规定的报销审核制度填写报销审批单,并附有发票、明细清单等有关财务报销凭证及公务卡消费凭证,按照单位内部审核程序报请审批。
第二十二条 确因工作需要,持卡人不能在规定的免息还款期内返回单位办理报销手续的,可由持卡人或本单位相关人员向财务部门提供持卡人姓名、交易日期和每笔交易金额的明细信息,办理相关借款手续。经财务部门审核批准,在免息还款期到期之前,先将资金转入公务卡,待持卡人返回单位后按照相关规定办理报销及还款手续。
第二十三条 单位财务人员办理公务卡消费报销业务时,应当登录公务卡支持系统,根据持卡人提交的财务报销凭证,以及持卡人姓名、交易日期和消费金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后批准报销。
第二十四条 单位财务人员对批准报销的公务卡消费支出,按照以下规定办理报销还款手续:
(一)通过公务卡支持系统,编制“还款明细表”,生成“还款汇总表”,并以电子文档形式将“还款明细表”和“还款汇总表”提交发卡行。
(二)签发财政授权支付指令(支票等支付凭证),附加盖单位财务公章的“还款汇总表”,通知发卡行向指定的公务卡还款。
(三)原则上应当在公务卡免息还款期到期前3个工作日内,统一办理报销资金的还款手续。对于确需提前还款的业务,单位可以及时签发财政授权支付指令办理公务卡报销还款手续。
第二十五条“还款明细表”由公务卡系统根据审核通过的报销事项自动生成。“还款汇总表”在“还款明细表”基础上自动生成。“还款汇总表”电子信息与纸质信息必须确保一致。单位提交发卡行的“还款汇总表”必须从公务卡支持系统直接打印,不得使用另行编辑或下载修改的“还款汇总表”。
第二十六条 发卡行根据单位签发的支付指令和“还款汇总表”信息,于收到支付指令或资金的当日,将资金划转到指定的公务卡账户。
第二十七条 因特殊原因导致发卡行当日不能将资金划转到公务卡账户时,发卡行应当于第2个工作日上午与单位沟通核实。属于单位零余额账户额度不足或支付指令填写有误,导致发卡行不能支取资金的,由单位重新核实并签发支付指令,发卡行重新划款。属于公务卡账户原因,导致发卡行不能向公务卡账户划款的,发卡行应当及时与单位核实;3个工作日内仍不能完成划款的,由单位按照财政授权支付业务流程,签发《财政授权支付更正(退回)通知书》,向零余额账户办理资金退回手续。
第二十八条 发卡行向公务卡划款成功后,按照财政部要求,向财政部动态监控系统实时、全面、准确反馈零余额账户向公务卡还款的支付信息,以及该笔报销业务所对应的公务卡明细消费信息。
第二十九条 发卡行应当以纸质或电子形式按月向单位提供公务卡报销信息对账单。对账单区分预算科目,按日期、姓名、卡号、报销金额、退回金额等内容编制。
第三十条 因供应商退货等原因导致已经报销资金退回公务卡的,持卡人应当及时将相应款项退回单位财务部门,并由单位财务部门及时退回相应账户。持卡人退款的财务审核手续按照单位内部财务制度规定执行。
第三十一条 单位办理公务卡报销和资金退回等业务的账务处理,按照《财政部关于印发〈财政国库管理制度改革试点会计核算暂行办法〉的通知》(财库〔2001〕54号)等规定执行。对于报销工作量大、情况复杂的单位,应当结合本单位财务管理需要,设置公务卡支出辅助账、增设有关过渡会计科目、建立内部管理规程,进一步加强财务管理。
第三十二条 对于从实有资金账户报销的公务卡消费支出,不再通过公务卡支持系统办理。单位财务部门可以布设与实有资金开户行或公务卡发卡行相连的双向转账财务终端系统(POS),办理相应的单位卡。报销业务审核批准后,单位财务人员将资金及时通过双向转账财务终端系统从单位卡直接划至个人公务卡账户。单位应当按照银行的相关规定办理双向转账财务终端系统,并加强对单位卡的管理和使用。
 
第五章  管理职责
第三十三条 单位在公务卡管理工作中的主要职责是:
  (一)选择本单位公务卡发卡行,签订公务卡服务协议。
  (二)组织本单位工作人员统一办理公务卡,做好新增、调动、退休等人员的公务卡管理工作。
  (三)督促本单位持卡人及时办理公务卡项下公务消费支出的财务报销手续。协助发卡行向本单位有逾期欠款的持卡人催收欠款。
  (四)通过公务卡支持系统,审核本单位持卡人提请报销的公务卡消费信息,及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务,及时下载保存报销还款信息,做好相关账务处理工作,并按月与发卡行就公务卡报销还款情况进行对账。
  (五)配合财政部做好公务卡监督管理等有关工作。
第三十四条 持卡人的主要职责是:
(一)按照规定申请办理公务卡,妥善保管卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用。
(二)严格执行公务卡强制结算目录。对于目录规定的公务支出项目,应当按照规定使用公务卡结算和报销,并接受财政部门和单位财务部门对公务支出的监控管理。
(三)及时归还公务卡项下银行欠款。根据银行提供的对账单信息,核对每笔消费明细、已还款金额和尚未还款金额。区分公务支出和个人支出,在公务卡免息还款期内,按照财务部门规定时间,办理公务支出报销手续。
(四)承担因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用以及由此带来的对个人资信影响。
(五)因离职、退休等原因离开所在单位,应当按照单位要求清理公务卡项下债权债务,停止公务卡的使用。
(六)遵守国家关于银行卡使用管理的法律法规和本细则有关规定,规范使用公务卡。
第三十五条 按照财政部有关要求,发卡行在公务卡管理工作中的主要职责是:
  (一)加强与公务卡管理有关的内部制度规范和信息系统建设,积极扩大银行卡机具布设范围,规范有关银行卡机使用和银行卡消费信息的收集、存储、传送等方面的管理,提供良好的公务卡应用环境。
  (二)定制公务卡,为财政部传送零余额账户资金支付及公务卡中的公务消费支出等动态监控信息,并确保信息传送的及时性、准确性和保密性。
  (三)与单位签订公务卡服务协议,为预算单位工作人员办理公务卡,维护公务卡支持系统,为公务卡报销、审核与支付还款业务提供及时、准确、规范、便捷的服务。
        (四)与单位协商设定公务卡信用额度,为持卡人提供公务卡使用、挂失、注销等方面的便捷优质服务,并及时向持卡人反馈资金还款信息。
第三十六条 严禁单位将非本单位工作人员纳入公务卡管理范围,违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏本单位公务卡持卡人的私人交易信息;严禁持卡人违规使用公务卡、恶意透支、拖欠还款或将非公务支出用于公务报销;严禁发卡行对外泄漏与公务卡支出有关的各种数据资料。违反规定的,追究单位负责人和直接责任人的行政责任;情节严重涉嫌犯罪的,移交司法机关,依法追究刑事责任。

 第六章  附 则
第三十七条 单位财务部门应当根据本细则规定,结合本单位财务内部控制规范,制订本单位公务卡报销管理细则,加强财务管理,并认真做好对本单位持卡人的宣传培训等工作。
第三十八条 本细则未尽事宜,有相关规定的,按照相关规定执行;没有相关规定的,由卫生部规划财务司负责解释。
第三十九条 本细则自印发之日起实施。
 
附件1
公务卡强制结算目录
序号 公务卡结算项目 备注
1 办公费 指单位购买按照财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。
2 印刷费 指单位的印刷费支出。
3 咨询费 指单位咨询方面的支出。
4 手续费 指单位支付的手续费支出。
5 水电费 指单位支付的水电费支出。
6 邮电费 指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出。
7 物业管理费 指单位开支的办公用房、职工及离退休人员宿舍等的物业管理费,包括综合治理、绿化、卫生等方面支出。
8 差旅费 指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票、火车票等支出。
9 维修(护)费 指单位日常开支的固定资产(不包括车船等交通工具)修理和维护费用,网络信息系统运行与维护费用。
10 租赁费 指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面费用。
11 会议费 指会议中按照规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等。
12 培训费 指各类培训支出。
13 公务接待费 指单位按照规定开支的各类公务接待(含外宾接待)费用。
14 专用材料费 指单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材,农用材料,兽医用品,实验室用品,专用服装,消耗性体育用品,专用工具和仪器,艺术部门专用材料和用品,广播电视发射台发射机的电力、材料等方面支出。
15 公务用车运行维护费 指公务用车的燃料费、维修费、保险费等支出。
16 其他交通费用 指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、船舶的燃料费、维修费、保险费等。
 
附件2
可以暂不使用公务卡结算的情况
一、在县级以下(不包括县级)地区发生的公务支出。
二、在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出。
三、按照规定支付给个人的支出。
四、签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出。
除以上情况外,因特殊情况确实不能使用公务卡结算的,应当报经单位财务部门批准。




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